Privacy beleid Scouting Altenagroep

Privacy beleid Scouting Altenagroep

 

Versie:

1.0 Definitief

Auteur:

Verenigingsbestuur

Laatst bijgewerkt:

15-05-2018

 

Inhoud

1. Algemeen

 1.1. Definitie persoonsgegevens

 1.2. Geheimhouding

 1.3. Omgaan met vertrouwelijke informatie

 1.4. Bewaren van persoonsgegevens

2. Communicatie

 2.1. E-mail

  2.1.1. Algemene mail

  2.1.2. Groepsmail

  2.1.3. Interne groepsmail

  2.1.4. Beheer van e-mail en maillijsten

  2.1.5. Onderling mailverkeer

 2.2. Brieven

 2.3. WhatsApp groepen

3 Evenementen, kampen en activiteiten

  3.1.1. Digitale aanmelding

  3.1.2. Analoge aanmelding

 3.3. Kampadministratie

3. Ledenadministratie

 3.1.  Tijdelijk contactformulier

 3.2. Inschrijfformulier nieuw lid

 3.3. Bewerken en inzien van persoonsgegevens

 3.4. Recht der vergetelheid

4. Media

 4.1. Foto’s

 4.1. Social media

 4.2. Bezwaar & klachten media

5. Procedure datalekken

 

1. Algemeen

Scouting Altenagroep hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden en vrijwilligers. Persoonlijke gegevens worden door de Altenagroep dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De Altenagroep houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de wet Bescherming persoonsgegevens stelt.

Als lid van de Altenagroep ben je automatisch lid van Scouting Nederland (SN) en sta je geregistreerd in Scouts Online (SOL). Om deze reden sluit de Altenagroep zich aan bij het privacy beleid zoals deze is opgesteld door SN. Dit beleid is te vinden op www.scouting.nl > Juridische zaken > “Privacywetgeving (AVG / GDPR)”. In dit privacy beleid staat beschreven hoe SN persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle bij SN aangesloten organisatieonderdelen.

Naast SOL maakt de Altenagroep ook gebruik van eigen systemen (zoals e-mail, aanmeldbrieven, ledenlijsten enzovoorts) waarin persoonsgegevens kunnen worden gebruikt. Dit document beschrijft ons beleid en is een aanvulling op het beleid van SN. Deze aanvulling omschrijft hoe de Altenagroep haar eigen bescherming van persoonsgegevens borgt.

Note: contactgegevens van genoemde functies kunnen worden gevonden in “Organisatie structuur Scouting Altenagroep”; vigerende versie.

1.1. Definitie persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de algemene verordening persoonsgegevens (AVG). Gegevens zijn persoonsgegevens als de gegevens informatie bevatten over een natuurlijke persoon; en die persoon identificeerbaar is zoals naam, (email)adres, telefoonnummers en bankgegevens maar ook geloofsovertuiging of medicatie.

1.2. Geheimhouding

Leden die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en/ of te raadplegen in SOL, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.

1.3. Omgaan met vertrouwelijke informatie

In dit beleid staan de meest voorkomende situaties beschreven waarbij we in aanraking komen met persoonsgegevens. Er blijven echter altijd situaties die anders zijn dan verwacht en gemist zijn in ons beleid.
Het belangrijkste is dat elke persoon binnen de Altenagroep de verantwoording neemt om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Laat nooit ledenlijsten, inschrijfformulieren, kampbriefjes en dergelijke onbeheerd achter, maar zorg dat ze ten alle tijden zorgvuldig opgeborgen worden. Indien iemand toch onzorgvuldig omgaat met dergelijke gegevens, dient deze persoon hier direct op aangesproken te worden.

Indien persoonsgegevens onbeheerd achtergelaten zijn is de vinder verplicht dit te melden middels de procedure datalekken.

1.4. Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Alle vrijwilligers binnen Scouting Altenagroep dienen in het bezit te zijn van een geldige “Verklaring omtrent gedrag” (VOG) omdat deze mogelijk in aanraking komen met vertrouwelijke gegevens. Binnen de Altenagroep streven we er naar dat deze niet ouder mag zijn dan drie jaar. Deze VOG kan kosteloos worden aangevraagd via de Altenagroep. Op deze manier proberen we te waarborgen dat al onze leden getoetst worden door ministerie van Justitie en veiligheid.

1.5. Bewaren van persoonsgegevens

Het verenigingsbestuur heeft een matrix opgesteld (“Matrix persoonsgegevens Altenagroep”; vigerende versie) waarin staat aangegeven welke persoonsgegevens de Altenagroep bewaard, wat we met deze gegevens doen en met welke reden. Deze lijst is te allen tijde op te vragen bij de privacy functionaris.

Voor persoonsgegeven waarvoor geldt dat deze niet strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk van de Altenagroep wordt toestemming gevraagd van de betrokkene. Deze toestemming wordt zorgvuldig geborgd en kan te allen tijde worden ingetrokken door betrokkene, echter niet met terugwerkende kracht.

2. Communicatie

Scouting Altenagroep maakt gebruik van veel verschillende manieren van communicatie zoals brieven (hard-copy of digitaal), e-mail en diverse WhatsApp groepen. In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de Altenagroep omgaat met de persoonsgegevens en wie toegang heeft tot de diverse onderdelen of communicatiemiddelen.

2.1. E-mail

2.1.1. Algemene mail

Alle speltakken van Scouting Altenagroep hebben elk een eigen, algemeen e-mail adres met het altenagroep.nl domein waar iedereen met vragen of opmerkingen terecht kan. Deze e-mail adressen zijn openbaar en worden vermeld op het brievenhoofd van de Altenagroep en op de website of andere media.
E-mailberichten gericht aan deze adressen worden doorgestuurd naar de privé-mailbox van de betreffende teamleider van de speltak. Wie deze persoon is staat vermeld in het brievenhoofd.
De ontvanger van deze e-mailberichten dient deze gegevens vertrouwelijk te behandelen en mag deze berichten niet doorsturen naar derden zonder dat dit strikt noodzakelijk is.

De e-mailberichten via het algemene mailadres (info@altenagroep.nl) worden doorgestuurd naar de secretaris van het verenigingsbestuur.

Sommige staf-, of bestuursleden maken ook gebruik van een mailadres in het @altenagroep.nl domein, denk hierbij aan werkgroepen of personen met een bijzondere functie. E-mailberichten berichten gericht aan deze mailadressen worden een op een doorgestuurd naar de persoonlijke mailbox(en) van deze perso(o)n(en). Naar welke perso(o)n(en) deze mail berichten worden doorgestuurd staat beschreven in het document “Organisatiestructuur Scouting Altenagroep”; vigerende versie.

2.1.2. Mailing naar meerdere personen

Naast de brieven op papier worden ook veel brieven of informatie digitaal verspreid naar leden, ouders of vrijwilligers. Mailberichten welke gericht zijn aan meerdere personen mogen nooit persoonsgegevens bevatten. Het verspreiden van bijvoorbeeld een ledenlijst is dan ook niet toegestaan. Daarnaast dienen alle geadresseerden onzichtbaar te zijn door alle mailadressen te vermelden in de BCC.

In sommige gevallen is het noodzakelijk om persoonsgegevens te delen, bijvoorbeeld voor groepsindelingen. In dergelijke gevallen dienen de persoonsgegevens beperkt te worden tot het hoogst noodzakelijke; bijvoorbeeld een voornaam.

2.1.3. Interne distributielijst

Het bestuur en vrijwilligers hebben de mogelijkheid middels één e-mailadres een gehele speltak of werkgroep te bereiken. Een e-mail naar dit adres wordt via een mailserver doorgestuurd naar de verschillende privé mailadressen welke hieraan gekoppeld zijn.
Deze groepsadressen zijn alleen voor intern gebruik en mogen niet openbaar gemaakt worden.
Indien er een wijziging plaats vindt in de werk,- of stafgroep dient dit direct doorgegeven te via ledenadministratie@altenagroep.nl zodat de maillijst aangepast kan worden.

2.1.4. Beheer van e-mail en distributielijsten

Alle mailadressen welke eindigen met het “altenagroep.nl” domein zijn eigendom van Scouting Altenagroep en we streven er naar dat dit op korte termijn volledig word beheerd door het verenigingsbestuur. De leden van het verenigingsbestuur registreren de toegang tot de mailserver en kunnen e-mail adressen toevoegen of verwijderen.

2.1.5. Onderling mailverkeer

Staf, en bestuursleden van de Scouting Altenagroep maken voor interne, onderlinge communicatie gebruik van de eigen privé mailboxen. De Altenagroep heeft hierdoor niet de mogelijkheid toe te zien op het gebruik hiervan.
Staf, en bestuursleden worden geacht verantwoording te nemen en eventuele persoonsgegevens welke in deze mailbox terecht komen als vertrouwelijk te behandelen.

2.2. Brieven

Geen van de brieven (zowel digitaal als op papier) mag persoonsgegevens bevatten anders dan gegevens van de schrijver zelf of de contactgegevens zoals vermeld op het standaard briefhoofd van Scouting Altenagroep.

Indien een brief als doel heeft meerdere personen te informeren over de indeling van teams of groepen dienen de persoonsgegevens beperkt te worden tot het hoogst noodzakelijke.

2.3. WhatsApp groepen

Indien er binnen een speltak gebruik gemaakt wordt van een WhatsApp groep dient voorafgaand aan het toevoegen van desbetreffende perso(o)n(en) eerst schriftelijk toestemming gegeven te worden.

3 Evenementen, kampen en activiteiten

3.1. Aanmelden evenementen en activiteiten

3.1.1. Digitale aanmelding

Digitale aanmeldformulieren dienen alleen in SOL opgemaakt te worden. Op deze manier kan Scouting Altenagroep middens het SN beleid garanderen dat er zorgvuldig met de persoonsgegevens wordt omgegaan.

Het digitaal aanmelden voor evenementen en activiteiten heeft te allen tijde de voorkeur.

3.1.2. Analoge aanmelding

Indien een lid of vrijwilliger zich aanmeldt voor een activiteit middels een papieren opgaveformulier dient het opgavestrookje vertrouwelijk behandeld te worden. Dit houd in dat direct het zorgvuldig opgeborgen dient te worden in een map, kast of in geval van buitenlocatie een tas, dusdanig dat derden hier geen toegang tot hebben.
Na het betreffende evenement dienen de opgavestrookjes vernietigd te worden.

3.3. Kampadministratie

Indien voor een kamp of andere meerdaagse activiteit een papieren administratie met persoonsgegevens noodzakelijk is dient deze zorgvuldig opgeborgen te worden, dusdanig dat alleen stafleden indien noodzakelijk deze gegevens kunnen inzien.
Na het beëindigen van een kamp of activiteit dient deze administratie vernietigd te worden,

3. Ledenadministratie

3.1.  Tijdelijk contactformulier

Indien een potentieel nieuw lid komt meekijken wordt er te allen tijde een formulier ingevuld waarop de contactgegevens staan van deze persoon. Dit is nodig om in geval van nood de ouders te kunnen bereiken. Dit formulier dient door de betreffende stafleden direct in gesloten map/ kast of bij buitenlocatie in een tas opgeborgen te worden, zodanig dat deze niet toegankelijk zijn voor derden.

3.2. Inschrijfformulier nieuw lid

Indien een nieuwe lid of ouders hiervan een ingevuld inschrijfformulier inleveren dient deze in een gesloten enveloppe te zitten of alsnog hierin te worden gestopt en indien nodig opgeborgen te worden in een gesloten kast. Betreffende speltak overhandigt deze enveloppe aan de gegevensbeheerder van de Altenagroep.

Eventueel kan het formulier ook digitaal verstuurd worden naar ledenadministratie@altenagroep.nl; deze mail komt terecht in een door het verenigingsbestuur beheerde mailbox. De gegevensbeheerder zal vervolgens de gegevens direct verwerken in SOL.

Omdat dit een formeel document betreft wordt In beide gevallen wordt het formulier gearchiveerd voor ten minste de duur van het lidmaatschap.

3.3. Bewerken en inzien van persoonsgegevens

Voor het verwerken van persoonsgegevens committeert Scouting Altenagroep zich aan het beleid van Scouting Nederland.

3.4. Recht der vergetelheid

De persoon van wie wij de gegevens verwerken kan het verzoek indienen bij de functionaris voor de gegevensbescherming deze gegevens te wissen. Op het moment dat dit verzoek wordt ingediend zal Scouting Altenagroep de gegevens van deze persoon wissen.

Het is echter niet mogelijk achteraf namen of gegevens te wissen uit bijvoorbeeld logboeken, kampkranten of andere reeds verspreide analoge informatie.

4. Media

4.1. Foto’s

Binnen Scouting Altenagroep worden veel foto’s gemaakt van diverse opkomsten en activiteiten. Deze foto’s worden voor verschillende doeleinden gebruikt als kampverslagen, logboeken, sociale media, website of een regionale krant.

In principe kunnen alle foto’s door Scouting Altenagroep gebruikt worden voor bovenstaande doeleinden. Er worden echter nooit foto’s geplaatst van:

  • Geïsoleerde, schaars geklede leden
  • Foute foto’s (een foto waarop iets anders aan de hand lijkt dan er werkelijk gebeurd)
  • Foto’s die een lid in verlegenheid kunnen brengen
  • Foto’s waarvan ouders en/ of leden hebben verzocht deze te verwijderen
  • Leden welke verzocht hebben geen foto’s van hen te maken en/ of verspreiden.

4.1. Social media

Alle stafleden binnen Scouting Altenagroep hebben de mogelijkheid om foto’s of berichten (content) op de social media van de Altenagroep te plaatsen. Hiervoor hebben we een social media protocol opgesteld. Dit protocol bevat de richtlijnen waar wij ons binnen de Altenagroep aan houden. Daarnaast kunnen leden uiteraard zelf ook diverse content plaatsen op zijn/ haar persoonlijke pagina. Via deze weg kan de content ook worden gelinkt aan de Altenagroep.

Het bestuur van de Altenagroep ziet toe op het gebruikt van de door haar beheerde social media kanalen, maar controleert niet actief de berichtgeving over de Altenagroep op de persoonlijke pagina’s. Wel worden leden aangesproken indien er signalen of berichten komen van fout media gebruik en waar nodig wordt verzocht de betreffende content te verwijderen.

Fout media gebruik is onder andere wanneer:

  • Een lid in verlegenheid wordt gebracht
  • Foto’s  (waar mogelijk*) niet zijn getoetst aan het fotobeleid
  • Op welke manier ook gediscrimineerd wordt
  • Content negatieve berichtgeving bevat over individu of speltak
  • Welke persoonsgegevens bevat, anders dan een foto (anders dan van de schrijver zelf)

*De stafleden hebben kennis van de leden welke niet in social media benoemd mogen worden, echter de leden zelf niet. Het is dus mogelijk dat er ondanks ingediend bezwaar toch dergelijke foto’s via niet-Altenagroep kanalen op internet verschijnen. De Altenagroep kan hiervoor niet verantwoordelijk worden gehouden.

Het is niet toegestaan om namen en andere persoonsgegevens te noemen op de social media kanalen van de Altenagroep.

4.2. Bezwaar & klachten media

Op het inschrijfformulier voor nieuwe leden is er de mogelijkheid bezwaar te maken tegen het gebruik of maken van foto’s.
Indien u op een later moment bezwaar wilt maken of indien er klachten zijn over berichtgeving op de diverse kanalen kan dit per email kenbaar gemaakt worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming of bij inschrijving op het inschrijfformulier. 
De actuele contactgegevens zijn terug te vinden op de contactenlijst. Uiteraard kan er ook contact worden opgenomen met de vertrouwenspersoon binnen Scouting Altenagroep.

5. Procedure datalekken

Indien om wat voor reden dan ook persoonlijke informatie over leden van Scouting Altenagroep of gerelateerde personen (denk hierbij aan ouders, vrienden, familie) onbeheerd zijn of onbedoeld in handen zijn gekomen van derden (zowel via internet als op papier) dient dit ten alle tijden gemeld te worden middels de procedure datalekken.

Ook indien er een verhoogd risico bestaat op het lekken van data (bijvoorbeeld onrechtmatige toegang tot accounts, incorrecte rechten/ functies in SOL, incorrecte maillijsten) dient dit via deze procedure gemeld te worden.

De procedure is te allen tijde op te vragen bij de functionaris voor de gegevensbescherming van de Altenagroep.

NOTE: Dit beleid is opgesteld en verspreid wegens inwerkingtreden van de AVG op 25 mei 2018. Dit beleid is echter nog niet volledig en zal de komende periode worden bijgewerkt. Voor vragen omtrent privacy kan ten alle tijden contact worden opgenomen met de functionaris voor de gegevensbescherming